Der digitale Auftritt der Landes?rztekammer Baden-W?rttemberg ist zugleich auch das Portal, ?ber das die rund 72.000 ?rztinnen und ?rzte im Bundesland zahlreiche Anwendungen und Services nutzen k?nnen. Wer hier neu gestalten will, braucht ein wirklich gutes Projektmanagement. Daf?r hat sich die Landes?rztekammer externe Hilfe geholt: Fachberaterin Dr. Yvonne Stolz-Longaker vom RKW Baden-W?rttemberg begleitete das Team und zahlreiche eingebundene Dienstleister durch die Planung und Umsetzung. Sie half auch dabei, viele beteiligte Interessengruppen behutsam mit einzubinden und zu ?berzeugen.
Auf der Tagesordnung stand der Relaunch schon l?nger: Die Internet-Pr?senz der Landes?rztekammer war in die Jahre gekommen und basierte auf veralteter Technologie. Allen Beteiligten war klar, dass diese Neugestaltung eine Mammut-Aufgabe wird. Einerseits vom Umfang her: Das Vorhandene war ?ber Jahre gewachsen, mehr als 15.000 Dokumente waren eingebunden. Andererseits hat die Seite weitaus mehr Funktionen und Aufgaben als die meisten anderen Internet-Pr?senzen. Die rund 72.000 ?rzte im Land k?nnen sich anmelden und im gesicherten Bereich eine Vielzahl an Dingen erledigen: zum Beispiel Fortbildungspunkte pflegen oder ihre Facharzt-Weiterbildung administrieren. Zudem enth?lt das System Datenbanken, in denen Besch?ftigte der vier Kammerbezirke und der Landes?rztekammer aktiv arbeiten. Daf?r gibt es zahlreiche Tools ? und, was Neuerungen nicht vereinfacht, eben auch verschiedene Dienstleister und Schnittstellen.
Klar war au?erdem: Ein neuer Look soll her, dazu ein zeitgem??es mobile-first Design, das sich automatisch ans Endger?t anpasst und auch auf Smartphones und Tablets gut nutzbar ist. Gew?nscht war au?erdem, dass die Inhalte st?rker personalisiert werden k?nnen und alle ?rzte nach dem Login auf sie zugeschnittene Informationen und Services sehen.
Viele Prozesse kamen mit auf den Tisch
Mitte 2021 nahm die Landes?rztekammer Kontakt auf zum RKW Baden-W?rttemberg, um externe Unterst?tzung zu finden. Fachberaterin Dr. Yvonne Stolz-Longaker stieg mit ein. In der ersten gemeinsamen Arbeitsphase, sie dauerte f?nf Tage, wurden die tats?chlichen Dimensionen des Projekts deutlich. ?Ein Projekt wie ein Eisberg, man sah nur die Spitze am Anfang?, sagt Stolz-Longaker im R?ckblick lachend. ?Mit dem digitalen Auftritt ging es los. Dann hatten wir z?gig viele digitale Prozesse der Kammer mit auf dem Tisch. Hinzu kamen Fragen rund um die IT-Infrastruktur: Cloud, Serverhaltung, Datenbank-Architektur.? Folge-Projekte wurden angesto?en.
Bew?hrt hat sich, dass sie schnell einige Rei?leinen gezogen hat: ?Angedacht war, absolut alles neu zu machen, auch die Applikationen. Das w?re nicht zu schaffen gewesen, und die Kosten w?ren aus dem Ruder gelaufen.? Dr. Oliver Erens, Pressesprecher der Landes?rztekammer und mit im Lenkungsausschuss, berichtet: ?Frau Stolz-Longaker hat uns gut angeleitet bei einer Priorisierung: Was ist f?r unsere verschiedenen beteiligten Interessengruppen wichtig, was ist f?r Repr?sentation nach au?en wichtig, was ist aus Sicht der Dienstleister ?berhaupt m?glich??
RKW BW-Fachberaterin: Bestehendes integrieren, Dienstleister vernetzen
Man entschied sich, Bestehendes zu integrieren, was in der Umsetzung auch f?r einigen Aufwand sorgte. Yvonne Stolz-Longaker erinnert sich, dass die vielen IT-Dienstleister sich erst nach und nach aufeinander eingespielt haben: Denn sie arbeiten unterschiedlich, kommunizieren unterschiedlich, verwenden teils sogar Fachbegriffe unterschiedlich. ?Da haben wir ein paar Runden drehen m?ssen ? aber mittlerweile sind die Dienstleister supergut vernetzt. Vor allem sprechen die Techniker und die Entwickler direkt miteinander. Das bringt richtig viel.?
Die Umsetzung startete. Mindestens vier Tage pro Monat war die Fachberaterin eingebunden, meist mehr. Ihr hat die Zusammenarbeit Spa? gemacht: ?Das ist ein sehr smartes Team. Und in der ?rztlichen K?rperschaft sp?rt man einen starken Willen, die Organisation zu digitalisieren und voranzubringen.? Die gr??te Herausforderung war die knapp kalkulierte Zeit bis zum Live-Start der neuen Seite. ?Wir haben uns f?r hybrides Projektmanagement entschieden?, berichtet sie, das habe sich bew?hrt: agile Projektleitung eines Projektteams mit Teilprojektleitungen im Bereich Content, IT und Applications. Sie organisierte Workshops, digital und vor Ort, unterst?tzte mit Coaching und koordinierte Dienstleister. Das Informationsmanagement f?r die neue Seite zu durchdenken, war f?r sie eine weitere zentrale Aufgabe.
Breite Zustimmung gut organisiert
Kommunikation: Damit hat die Fachberaterin immer wieder gepunktet, berichtet Pressesprecher Erens. Die Landes?rztekammer ist K?rperschaft ?ffentlichen Rechts, ?rztliche Standesvertretung und Tr?gerin der ?rztlichen Selbstverwaltung. Es gibt zahlreiche Gremien, die an Entscheidungen beteiligt sind. Der digitale Auftritt ist zugleich der Auftritt der 47 ?rzteschaften, die es auf der Ebene der Land- und Stadtkreise gibt. Die Teams der Landes- und der Bezirks?rztekammern nutzen Anwendungen aus dem Portal heraus. Auch die vorgeschriebenen ?rztlichen Fortbildungen werden ?ber die Seite als Portal verwaltet und immer h?ufiger als digitales Lernen dort angeboten.
Eine Vielzahl an Anforderungen. ?Wir haben ein Stakeholdermanagement und eine Kommunikationsstrategie erarbeitet?, sagt Stolz-Longaker. Etliche Veranstaltungen wurden organisiert. ?Uns war wichtig, dass alle beteiligten Interessengruppen transparent informiert sind und bleiben ? als Grundlage daf?r, dass wir am Ende auch einen breiten Konsens f?r den neuen digitalen Auftritt haben.?
RKW BW-Fachberaterin agiert strategisch und mit viel Gesp?r
Oliver Erens betont: ?Dass dies gelungen ist, war eine der wichtigsten Leistungen von Frau Stolz-Longaker.? Nicht nur mit Strategie, auch mit ihrem Gesp?r habe sie viel beigetragen: ?Sie ist eine gute Zuh?rerin und hat sehr klug wahrgenommen, wo Friktionen entstehen k?nnen. An den richtigen Stellen hat sie uns gewarnt. Und sie hat ein sehr ?berzeugendes Wesen, agiert mit Samthandschuhen und zugleich bestimmt.? Mit ihr sei es immer ein Miteinander gewesen.
Sebastian Boldt, der Product Owner des Internetauftritts der Landes?rztekammer, lobt an Yvonne Stolz-Longaker ganz besonders ihre Beharrlichkeit. ?Egal ob ein Problem auftaucht, egal ob etwas zeitkritisch ist, sie bleibt dran. Sie hat eine ganz eigene Art, sich und ein Projekt zu organisieren. Man sp?rt: Sie hat es zu jedem Zeitpunkt zu hundert Prozent im Griff.? Erens und Boldt berichten vom regelm??igen Jour Fixe, von Yvonne Stolz-Longakers bald ber?hmten Folien (?eine einzige Folie, auf der alle Dinge stehen, die an dem Tag angerissen werden m?ssen?), von ihrem gro?en ?berblick und einem Ampelsystem, das allen sehr deutlich visualisierte, wo es brennt.
Die Seite ist online, das Projekt l?ngst nicht abgeschlossen. Sukzessive werden weitere Applikationen eingebunden und Arbeitsprozesse digitalisiert. Die engmaschige Betreuung der Fachberaterin geht weiter.
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