Was bringen Learning Management Systeme f?r den Mittelstand?

Die ophelis GmbH ist Produzent von B?roeinrichtungen und Partner f?r die Gestaltung moderner Arbeitswelten. Im Rahmen des Projektes QualiDigi hat das Unternehmen mit einem LMS f?r den Onboardingprozess experimentiert. Seine Erfahrungen damit teilt das Unternehmen dankenswerterweise mit uns.

RKW: Sie haben ja ihren Onboardingprozess mithilfe einer Lernplattform digitalisiert. Wie kam es dazu und was waren Ihre Beweggr?nde?

Ophelis: Im Rahmen des QualiDigi-Projekts haben wir verschiedene Unternehmensbereiche auf Digitalisierungspotenziale untersucht. Letztendlich haben wir uns f?r eine Digitalisierungsma?nahme im Onboarding-Prozess entschieden: dort ergeben sich neue mediale M?glichkeiten, die den Onboarding-Prozess in unserem Unternehmen vereinfachen. Mithilfe einer Lernplattform sollen neue Kolleg*innen f?r sie relevante Informationen wie beispielsweise verschiedene Einweisungen, online abrufen k?nnen. F?r den Aufbau des pers?nlichen Kontakts wird der Onboarding-Prozess weiterhin gezielt durch Face-to-Face-Kommunikation erg?nzt. Aus unserer Sicht bringt eine digitale Einarbeitung drei entscheidende Vorteile:

1. Durch die M?glichkeit der Kontrolle des Lernfortschritts stellt die Lernplattform eine einheitliche Wissensvermittlung sicher.
2. Die neuen Kolleg*innen haben die Unterlagen zeit- und ortsunabh?ngig immer zur Verf?gung und k?nnen sie bei Bedarf auch zu einem sp?teren Zeitpunkt nochmals bearbeiten.
3. Trainer und Personalabteilung werden durch die Automatisierung im Onboarding-Prozess entlastet.

Wenn man etwas Neues anf?ngt, sind ja oft die ersten Schritte entscheidend. Wie sind Sie vorgegangen und wie haben Sie feststellen k?nnen, dass Sie auf einem guten Weg sind?

Zun?chst haben wir uns einen ?berblick ?ber die verschiedenen Inhalte und Einarbeitungsunterlagen verschafft ? diese ?berpr?ften wir im Anschluss auf Digitalisierungspotenzial. Einige Unterlagen standen bereits digital zur Verf?gung, andere konnten mithilfe verschiedener Tools digitalisiert werden. Im n?chsten Schritt ging es darum, die geeignete Lernplattform f?r den Onboarding-Prozess zu identifizieren. Nach einem Auswahlprozess entschieden wir uns f?r die Plattform Moodle. Ausschlaggebend waren insbesondere die Individualisierungsm?glichkeiten und die einfache Bedienbarkeit durch HR-Mitarbeitende und Lernende. Anschlie?end konnten wir erste Erfahrungen in der Praxis sammeln. Im Rahmen einer anstehenden Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden bereiteten wir die Inhalte eines ausgew?hlten Tages des Einarbeitungsplans in Moodle digital auf. Nachdem der neue Mitarbeitende den digitale Onboarding-Tag durchlaufen hatte, gingen wir in den gemeinsamen Austausch mit ihm.

Vielen Dank, dazu k?nnte man sagen ?clever gel?st?. Was hat der neue Mitarbeiter denn f?r eine R?ckmeldung gegeben?

Der neue Mitarbeitende fand sich auf Moodle sehr gut zurecht und konnte alle Arbeitsanweisungen selbstst?ndig und ohne technische Schwierigkeiten befolgen. Durch die Mischung aus digitalem Onboarding ?ber Moodle und zus?tzlichen pers?nlichen Einarbeitungsinhalten f?hlte sich der neue Mitarbeitende sehr gut betreut ? und durch das selbstst?ndige Arbeiten ? auch gleich gut integriert. Gleichzeitig konnte der zust?ndige Einarbeitende im Anschluss auf Moodle nachvollziehen, welche Inhalte der neue Mitarbeitende bearbeitet hat, ihm ein Feedback dazu hinterlassen und die vollst?ndige Bearbeitung best?tigen.

Das klingt nach einem erfolgreichen Ausgang. Worauf f?hren Sie dies zur?ck?

Der Praxistest war wirklich ein voller Erfolg ? und hat uns gezeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Aus unserer Sicht war im Nachhinein entscheidend, dass wir uns im Vorfeld genau mit den Zielen und Vorteilen, die wir mit der Plattform erreichen wollten, auseinandergesetzt haben und diese mithilfe von Moodle in der Praxis umsetzen konnten. Durch den hybriden Aufbau konnten sowohl unsere HR-Mitarbeitenden entlastet werden, als auch der neue Mitarbeitende zufriedenstellend im Onboarding-Prozess begleitet werden.

Das klingt nach einer guten Mischung aus solider Vorbereitung und pragmatischem Umgang mit einer neuen technischen L?sung. Wie geht es weiter?

Wir planen Schritt f?r Schritt eine Erweiterung der Plattform ? dazu z?hlt in erster Linie die weitere Aufbereitung digitaler Inhalte. Im Austausch mit den Fachbereichen werden im n?chsten Schritt die f?r jede Abteilung relevanten Einarbeitungsinhalte auf Digitalisierungspotenziale ?berpr?ft, anschlie?end von unseren HR-Mitarbeitenden digitalisiert und als Moodle-Kurs aufbereitet. Zus?tzlich werden abteilungs?bergreifende Inhalte wie beispielsweise die Einweisung in das Zeiterfassungssystem in einem weiteren Kurs organisiert. So k?nnen die HR-Mitarbeitenden dann zuk?nftig f?r jeden neuen Mitarbeitenden die jeweils relevanten Kurse in einem pers?nlichen Lernpfad zusammenstellen. Dabei ist die flexible Verwendung der Lernplattform von Vorteil: bei Bedarf k?nnen die HR-Mitarbeitenden die Kursauswahl zu einem sp?teren Zeitpunkt auch ver?ndern bzw. erweitern. Die neuen Mitarbeitenden wiederum k?nnen jederzeit auf die Lernplattform zugreifen, um zu sehen, welche Inhalte sie schon bearbeitet haben und welche noch zu bearbeiten sind. Bei Bedarf k?nnen sie die digitalen Onboardings zudem jederzeit nochmal durchlaufen.

Do?s & Don?ts

• Ist es das, was ich will? Besch?ftigen Sie sich sorgf?ltig mit den Fragen, welche Ziele Sie mit der Einf?hrung eines LMS beabsichtigen und ob die Einf?hrung ausgehend von Ihrer Zielsetzung ein g?nstiges Kosten-Nutzen-Verh?ltnis verspricht.
• Planen oder Handeln? Legen Sie sich ausgehend von einer sorgf?ltigen Bestandsaufnahme einen groben Fahrplan zurecht und kommen ? wie im Beispiel skizziert ? rasch ins Handeln.
• Welches LMS ist das richtige? Pr?fen Sie die Landschaft an potenziellen digitalen Lernumgebungen sorgf?ltig oder fragen jemanden, der sich damit auskennt. Der Markt kennt unterschiedlichste Angebote, die teils kostenlos, teils kostenpflichtig sind. Manche m?chten vor Ort gehostet werden, andere sind cloudbasiert. Nutzen Sie kostenloste Testzug?nge, um sich einen Eindruck zu verschaffen, schlie?lich k?nnen unbedarfte Nutzerinnen und Nutzer sich meist wenig unter den Angebotsbeschreibungen vorstellen.
• K?nnen wir das? Stellen Sie die notwendigen digitalen Kompetenzen in Ihrer Personalabteilung sicher, gegebenenfalls ?ber geeignete Schulungen.
• Was ist gut f?r unsere Mitarbeitenden? Behalten Sie neben den gesch?ftlichen Entscheidungskriterien immer auch die Endnutzer im Blick, schlie?lich steht und f?llt der Erfolg eins LMS mit der betrieblichen Akzeptanz: was gef?llt, was nicht? Wo sehen die Anwenderinnen und Anwender Nachbesserungsbedarf? Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Usability ? ist das Angebot leicht und nachvollziehbar zu bedienen?
• Wir k?nnen wir die Akzeptanz positiv beeinflussen? Das LMS ist mehr als Dateiverwaltung. Daher sind gut orientierende Lernpfade ebenso wichtig, wie eine ansprechende Aufmachung. Dazu kann eine pers?nliche Note geh?ren, das Nutzen der medialen M?glichkeiten des Systems, aber auch das Schaffen von Interaktionsm?glichkeiten oder spielerischer Elemente. Ein gutes und einfaches Beispiel w?ren kurze informierende Handyvideos von Kompetenztr?gerinnen und Kompetenztr?gern mit einem anschlie?enden Quiz. Der Fantasie sind im Rahmen der M?glichkeiten und die Lernziele im Blick aber nur wenig Grenzen gesetzt.
• Wie sollen wir die Inhalte aufbereiten? Experimentieren Sie mit Ihren Formaten, ihrer Aufmachung und Konfektionierung. In vielen F?llen konnten wir beispielsweise beobachten, dass zehn dreimin?tige Videoclips besser ankommen als ein drei?igmin?tiger Clip (Micorlearning). Beziehen Sie die Beobachtungen Ihrer privaten Nutzungserfahrungen ein.
• Was kann ein LMS nicht? Behalten Sie die Grenzen digitaler Lernumgebungen im Blick. Nur sehr wenige Personalentwicklungsangelegenheiten eignen sich f?r rein digitale Lernsettings, sorgen Sie also im besten Fall f?r eine gute Mischung aus kontaktvollen und digitalen Lernangeboten.