Die Digitalisierung der Personalprozesse bei der SCHNORR GmbH

Seit ihrer Gr?ndung im Jahr 1908 ist die Schnorr GmbH zur international f?hrenden Probleml?serin f?r Tellerfedern und Schraubensicherungen gewachsen. W?hrend seiner langen Tradition hat das Unternehmen best?ndig an sich, seinen Talenten und M?glichkeiten gearbeitet. Das betrifft die technische Ausr?stung und Unternehmensprozesse ebenso, wie die Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeitenden. Hier lag die Zust?ndigkeit bisher klar bei den F?hrungskr?ften des Unternehmens, die Personalabteilung hat vor allem erinnert, dokumentiert und administriert.

Von der Exceltabellenlandschaft zu einem integrierten Kompetenzmanagement

Um die F?hrungskr?fte in Entwicklungs- und Weiterbildungsfragen unterst?tzen zu k?nnen, hat man bisher vor allem Tabellen angelegt und gepflegt, beispielsweise Schulungs?bersichten mit Qualifikationen und bereits bekannten Weiterbildungsbedarfen. Nun sind solche Tabellen bekannterma?en fehleranf?llig, m?ssen parallel aktualisiert und im Grunde permanent im Auge behalten werden, damit sie ihre Wirkung ausspielen k?nnen. Die Personalabteilung bei Schnorr hatte sich angesichts des kontinuierlichen Unternehmenswachstums bereits intensiv mit strategischen Fragestellungen befasst und sich im Rahmen des RKW-Projektes ?QualiDigi? mit einer Jobfamilienstruktur und k?nftigen Kompetenzbedarfen besch?ftigt. Dabei kam die Frage auf, welche Software denn geeignet w?re, um die Qualifikationsmatrizen und Kompetenzdaten digital zu erfassen, zu managen und unternehmensweit flexibel zu nutzen.

Vom Anliegen zur L?sung

Der Weg zur passenden Softwarel?sung f?hrte die Personalabteilung gemeinsam mit Tanja Martin ?ber Online-Workshops an vier Stationen entlang. Startpunkt war eine Bestandsaufnahme dar?ber, was in der Personalabteilung ?berhaupt getan wird. Anschlie?end wurde die N?tzlichkeit der bestehenden Prozess- und IT-Landschaft beurteilt. Erst im Anschluss daran ging es um die Frage nach k?nftigen Anforderungen und schlie?lich um die ?bersetzung in Fahrplan und Anforderungskatalog. ?Um eine passende Softwarel?sung zu finden, vergiss nicht, die Anwenderinnen und Anwender zu befragen?, war Tanja Martin aus ihrer Praxiserfahrung wichtig. Daher wurden auch F?hrungskr?fte und Mitarbeitende aus der Produktion in die Entwicklung der Anforderungen einbezogen. Nach einer entsprechenden Vorauswahl der Beraterin, konnte das interne Team aus HR und F?hrungskr?ften schlie?lich z?gig die Entscheidung f?r eine passende Softwarel?sung f?llen und die spannende Phase der Umsetzung beginnen.

Worauf kommt es an?

?Der potenzielle Nutzen und die Grenzen einer L?sung m?ssen immer individuell im Unternehmenskontext beurteilt werden.? Dieser Aspekt ist Tanja Martin sehr wichtig: ?Allerdings lassen sich mit Softwareeinsatz in der Personalabteilung h?ufig Standardprozesse mit viel Papier und fehleranf?llige Exceltabellen zum Gewinn des Unternehmens digitalisieren?.

Am Beispiel komplizierter Reisekostenabrechnungen von Montagemitarbeitenden in einem Unternehmen, das sie betreut hat, verdeutlicht sie aber, dass es auch hier Grenzen gibt: ?Man erhoffte sich eine Entlastung von diesen komplizierten und unattraktiven T?tigkeiten, musste aber feststellen, dass die Einf?hrung und Pflege eines passenden Softwaresystems erheblich mehr Aufwand bedeutet h?tte.? Manchmal ist das Outsourcing des gesamten Prozesses eine sinnvolle und am Ende kosteng?nstigere L?sung.

Zur Kosten-Nutzen-Betrachtung geh?rt aber nicht nur der Blick aufs Monet?re, mindestens ebenso wichtig sind die Anforderungen, die sich aus der Art und Weise ergeben, wie sich ein Unternehmen organisiert und wie es zu Entscheidungen gelangt: ?Gerade in Teams, die mit viel Eigenverantwortung und Selbstorganisation bei der Sache sind, reicht beispielsweise oft ein reduzierter Prozess, da das Team vieles ohnehin in Eigenregie ?bernimmt.?

Auch eine abschlie?ende Empfehlung bleibt Tanja Martin nicht schuldig: ?Sehen Sie die Digitalisierung der Personalarbeit als kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den Sie jetzt beginnen.?