Seit 1919 steht die Firma R?tgers f?r Kompetenz und h?chste Qualit?t in den Bereichen K?ltetechnik, Klimatechnik und Industriek?hlung. Ein wesentlicher St?tzpfeiler des Unternehmenserfolgs sind verantwortungsvolle und leistungsbereite Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ohne ihre Kundenorientierung und ihr aktuelles wie umfangreiches Know-how w?ren die Qualit?tspositionierung des Unternehmens und dessen kontinuierlicher Wachstumskurs nicht denkbar.
Die Einf?hrung einer neuen Personalsoftware als Zukunftsinvestition
Heute z?hlt das Unternehmen rund 140 K?pfe ? und mit ihnen eine ganze Reihe an erfolgskritischen Aufgaben in der Personalabteilung. Als k?rzlich feststand, dass die bestehende Software zur Verwaltung der Personalakte nicht mehr zu den Anforderungen des Unternehmens passt, sollte nicht blo? ein neues System angeschafft werden. Vielmehr nutzte man bei R?tgers K?lte Klima die Gelegenheit, um sich zu fragen, was eine Personalsoftware k?nftig leisten k?nnen muss, um die Personalarbeit bestm?glich zu unterst?tzen. Eine erste Antwort bestand in der Implementierung von Self-Services: mit deren Hilfe sollen Mitarbeitende datenschutzkonform ihre Stammdaten selbst pflegen, aber auch ihre Gehaltsabrechnungen abrufen k?nnen. Daneben sollten Arbeitsschutzschulungen ?ber das System getrackt und gesteuert werden. Beide Funktionen werden gut angenommen.
Transparenz und Vorausschau dank des ?Skillmanagers?
?ber die digitale Personalakte hinaus hat vor allem der ?Skillmanager? das Interesse von Personalabteilung und Gesch?ftsf?hrung geweckt. Mit seiner Hilfe sollen ben?tigte und vorhandene Kompetenzen transparent abgebildet werden, um das Leben der F?hrungskr?fte und der Personalabteilung zu erleichtern. Die Wahl des Systems stand mit Blick auf das bestehende ERP-Umfeld schnell fest und so konnte es losgehen. Die zust?ndige Personalleiterin Ursula Radlinger erarbeitete im Rahmen des Projektes QualiDigi vom RKW Baden-W?rttemberg zun?chst einmal eine Jobfamilienstruktur: Wie lassen sich die Stellen im Unternehmen so b?ndeln, dass handhabbare Stellencluster entstehen? Darauf aufbauend wurden die Kompetenzen ermittelt, die f?r die jeweilige Jobfamilie wesentlich sind ? erst grob mithilfe des EntreComp-Modells, einem Rahmenwerk der Europ?ischen Kommission f?r unternehmerische Kompetenzen, dann pr?zise mithilfe eines Kompetenzatlas.
Das RKW Baden-W?rttemberg hat uns dabei toll unterst?tzt, zusammen ging es schnell und ausgesprochen zielorientiert, vor allem hatten wir anschlie?end eine Struktur, mit der wir auch k?nftig gut weiterarbeiten k?nnen?
? Ursula Radlinger, Personalleiterin R?tgers
Was bringt die Personalsoftware? Ein Zwischenfazit zur Digitalisierung von HR
Auf die Frage nach dem Nutzen der Softwarel?sung f?llt Ursula Radlinger die Antwort nicht schwer: ?Zukunftsf?higkeit, Transparenz und Effizienz! Indem F?hrungskr?fte sich digital schnell einen ?berblick ?ber die Inhalte der Personalakte verschaffen k?nnen, wird nicht nur Zeit eingespart, der Personaleinsatz kann solide auf Grundlage absolvierter Schulungen und bestandener Pr?fungen geplant werden.? So erf?hrt man beispielsweise schnell, wer ?ber die ben?tigten Spezialkenntnisse verf?gt. Der ?Skillmanager? unterst?tzt au?erdem den strategischen Blick in die Zukunft: Transparenz und Bewusstheit ?ber die Kompetenzen der Mitarbeitenden erleichtert deren strategische Weiterentwicklung sowie eine zukunftsf?hige Personalplanung, die vorher oft pragmatisch und anlassbezogen erfolgte. Indem Mitarbeitende ihre Profile au?erdem um weitere Kompetenzen erg?nzen k?nnen, erf?hrt das Unternehmen von wichtigen Qualit?ten, die vorher nicht im Fokus standen. Ursula Radlinger wei? aber auch um die Grenzen der Digitalisierung: ?Gerade w?hrend der Corona-Pandemie ist uns allen sehr deutlich geworden, dass etwa Videokonferenzen ein vitales Miteinander sicher erg?nzen, aber nicht v?llig ersetzen k?nnen. Man darf es mit der Digitalisierung also nicht ?bertreiben. Richtig eingesetzt h?lt sie einem aber auch den R?cken frei f?r wichtige Aufgaben.?
Erfahrungswerte und Praxistipps
Die Einf?hrung eines solchen Systems bedeutet nat?rlich auch Aufwand. Gerade in den ?berschaubaren Personalabteilungen mittelst?ndischer Unternehmen gibt es immer dringende Themen, die Aufmerksamkeit verlangen. Darum empfiehlt Ursula Radlinger, sich vorab gut zu ?berlegen, welche Funktionen man tats?chlich ben?tigt und in welcher Struktur man sp?ter arbeiten m?chte. Dazu braucht es neben den Produktbrosch?ren der Anbieter immer auch eine gute Portion gesunden Menschenverstand. Auf dieser Grundlage kann ein System zusammengestellt werden, das ein gutes Kosten-Nutzen-Verh?ltnis aufweist. Und dann hei?t es dranbleiben, damit die Einf?hrung nicht zu lange dauert. Der notwenige Austausch mit den Fachabteilungen m?chte schlie?lich gut vorbereitet werden, damit das Rad nicht neu erfunden werden muss.
Wie geht es weiter?
Nachdem die Kompetenzen grob definiert sind, ist der Abgleich mit den F?hrungskr?ften wichtig. Gerade der Blick auf die ben?tigten Fachkompetenzen ist ohne ihr Zutun kaum m?glich. Anschlie?end sollen die Kompetenzkataloge zu aktualisierten Stellenbeschreibungen und Textbausteinen f?r Stellenausschreibungen weiterentwickelt werden. Das gew?hlte System bietet viele weitere Funktionalit?ten, so dass das Unternehmen beruhigt weiter wachsen kann, ohne dass ein erneuter Systemwechsel notwendig w?rde.
