Digitalisierung im Mittelstand voranbringen: Vorteile digitaler Management-Systeme

Ratio kompakt: Die Politik unterst?tzt die Wirtschaft bei der digitalen Transformation mit F?rderprogrammen wie ?Digital jetzt? oder der Digitalisierungspr?mie. Mittelst?ndische Unternehmen nehmen die F?rderprogramme gerne in Anspruch, um bei der Digitalisierung vorw?rts zu kommen. Also alles bestens?

Carsten Behaghel: Ganz so rosig sehe ich das nicht. Der deutsche Mittelstand hat beim Einsatz digitalisierter Gesch?ftsprozesse noch immer einen erheblichen Nachholbedarf. Insbesondere beim ?digitalen B?ro?, das bei gro?en Firmen mittlerweile etabliert ist, gibt es bei kleinen und mittelst?ndischen Unternehmen noch deutliches Nachbesserungspotenzial. Laut Bitkom-Studie ?Digital Office im Mittelstand 2019? sind nur 19 Prozent des Mittelstandes f?r eine umfassende Digitalisierung der B?roarbeit software-seitig optimal aufgestellt ? ein erschreckender Wert, wenn man das im europ?ischen Vergleich sieht.

Der Mittelstand tut sich im Allgemeinen also eher schwer mit Digitalisierung, wenn auch ausgel?st durch die Corona-Pandemie ein gewisser Schub zu sehen ist. Warum ist das so?

Corona hat vielen Unternehmen sicherlich die Defizite von analogen Gesch?ftsabl?ufen aufgezeigt ? an der grunds?tzlichen Einstellung hat sich dabei allerdings wenig ge?ndert. Viele Unternehmer sehen hier immer noch einen un?berschaubaren Aufwand zur Umsetzung einer digitalen Strategie beziehungsweise scheuen vermeintlich hohe Kosten. Doch gerade die Digitalisierung von Gesch?ftsabl?ufen tr?gt dazu bei, unn?tige Arbeitsschritte zu vermeiden und den Aufwand f?r die interne Verwaltung deutlich zu verringern. In Summe werden durch die Digitalisierung also interne Kosten gesenkt und nicht zuletzt die Arbeitsabl?ufe effizient und sicher gestaltet.

Digitale Transformation im Mittelstand: Das ist ein weites Feld, man kann bei Produktion, Prozessen, Produkten und Dienstleistung ansetzen. Wo und wie w?rden Sie als Digitalisierungsberater ansetzen?

Fragen Sie mal f?nf Unternehmer, was sie unter ?digitaler Transformation? verstehen ? da erhalten Sie mit Sicherheit f?nf verschiedene Antworten. Aus meiner Sicht ist das ?digitale B?ro?, also das digitale Dokumentenmanagement, die absolut notwendige Basis f?r alle weiteren Digitalisierungsstrategien. Wie effektiv ist zum Beispiel ein Online-Shop, wenn die eingehenden Bestellungen nach wie vor ausgedruckt werden oder das Retouren- und Zahlungsmanagement weiterhin in Papierform stattfinden? Digitale Workflows sowie die rechtssichere Archivierung von Dokumenten sind daher die Grundlage f?r die Weiterentwicklung von Unternehmen, um im Wettbewerb nicht den Anschluss zu verlieren.

Man kennt ja produzierende Unternehmen, die einerseits digitale Prozesse fahren, etwa bei der Konstruktion von Bauteilen, und dennoch parallel auf Papier setzen. Fehlt es dem Mittelstand an der n?tigen Konsequenz oder am Know-how?

Ich bin weit davon entfernt, Unternehmen in Deutschland mangelndes digitales Know-how zu unterstellen. Vielmehr spiegelt sich vor allen Dingen in kleineren Unternehmen eine ?Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht-Mentalit?t? wider beziehungsweise fehlt aus meiner Sicht der Antreiber oder die Initialz?ndung zur Umsetzung einer vollumf?nglichen  Digitalisierung. Viele kleine und mittelst?ndische Unternehmen sind sich der Vorteile von digitalen Gesch?ftsprozessen durchaus bewusst, letztlich fehlt aber der letzte ?Kick? zur finalen Entscheidung.

Sie haben Ihren Schwerpunkt im Dokumenten- und Content-Management, treiben hier die digitale Transformation in der Beratung mittelst?ndischer Unternehmen voran. Welche Vorteile k?nnen Sie nennen?

Die Vorteile liegen gem?? der Bitkom-Studie klar auf der Hand: Mittelst?ndische Unternehmen, die eine L?sung zur Digitalisierung von B?ro- und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Stichwort ?rechtssichere Archivierung?). Zudem spielt auch die mobile Nutzung der eingesetzten Software, zum Beispiel im Home-Office oder beim Kunden, eine gro?e Rolle. So k?nnen orts- und papierunabh?ngig Rechnungen freigegeben und interne Workflows angesto?en, Auftr?ge, Bestellungen oder Pl?ne direkt beim Kunden per Tablet oder Laptop abgerufen werden ? um nur einige Beispiele zu nennen.

Die beste L?sung scheint das Enterprise Content Management, kurz ECM, zu sein. Was versteht man darunter und welche M?glichkeiten bietet solch ein System?

ECM-Systeme sind vor allen Dingen f?r mittelst?ndische Unternehmen interessant. Startpunkte sind hier traditionell das Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb sowie der Einkauf. Selbstverst?ndlich lassen sich hier auch bestehende ERP-Systeme integrieren. Unter ECM versteht man insbesondere die digitale Verwaltung und Organisation aller Dokumente eines Unternehmens, einschlie?lich E-Mails und Mediadateien, wohingegen ERP-Systeme ihren Schwerpunkt auf die Planung und Integration aller relevanten Daten f?r die gesamte Ressourcenplanung legen. Durch den parallelen Einsatz beider Systeme ergeben sich somit deutliche Synergieeffekte, wie zum Beispiel die Bearbeitung einer eingehenden Bestellung im ERP-System und die abschlie?ende automatisierte rechtssichere Archivierung der Ausgangsrechnung direkt im ECM. Aber auch f?r kleine Unternehmen oder Handwerksbetriebe gibt es praktikable L?sungen, die innerhalb von einem halben Tag einsatzbereit und preislich attraktiv sind. So k?nnte unter anderem der papierhafte Buchhaltungsordner f?r den Steuerberater entfallen, da die betreffenden Dokumente bereits elektronisch an die Kanzlei ?bermittelt werden k?nnen.

Wie darf man sich die Integration von ECM in einem mittelst?ndischen Unternehmen vorstellen?

Basis f?r eine Einf?hrung ist zun?chst eine fundierte Analyse der Ist-Situation im Unternehmen. In welchen Bereichen wird also noch mit Papier gearbeitet, wie sehen die internen Workflows dazu im Unternehmen aus? ?ber welche IT-Infrastruktur verf?gt das Unternehmen, welche digitalen Plattformen werden bereits genutzt? Danach erfolgt in der Regel die Abstimmung der Bereiche, mit denen initial gestartet werden soll sowie die Auswahl der f?r das Unternehmen geeignetsten Software-L?sung und der anschlie?enden Implementierung. Diese Punkte werden in einem Realisierungskonzept zusammengefasst, in dem unter anderem auf die Projektplanung, die notwendigen Arbeitsschritte und Arbeitspakete sowie deren Zeitbedarf eingegangen wird. Selbstverst?ndlich erfolgt die Planung auch unter Einbezug der entstehenden Kosten sowie des ben?tigten internen Aufwands des Unternehmens.

Ohne externe Unterst?tzung wird die digitale Transformation wohl nicht zu machen sein, oder doch?

Auch hier m?chte ich keinem Unternehmen unterstellen, seine Gesch?ftsprozesse nicht in Eigenregie digitalisieren zu k?nnen. Durch die Hinzunahme einer professionellen externen Projektbegleitung allerdings k?nnen bereits im Vorfeld m?gliche Stolpersteine aus dem Weg ger?umt werden, um das Projekt somit in wesentlich k?rzerer Zeit und mit deutlich reduziertem internen Aufwand f?r das Unternehmen umzusetzen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist nat?rlich die Unvoreingenommenheit bzw. die Neutralit?t des externen Beraters. Dadurch lassen sich die Angebote verschiedener Anbieter neutral gegen?berstellen und die f?r das Unternehmen beste L?sung herausarbeiten. Zudem sind die notwendigen Prozess-Schritte bereits bekannt und m?ssen durch das Unternehmen nicht langwierig selbst erarbeitet werden. Zusammenfassend l?sst sich also sagen: Beratung bietet L?sungen, entlastet und spart Zeit.